现代社会，很多的报价文件、洽商变更、往来函件均是通过电子邮件、QQ文件、微信的方式进行双方的往来协商，相关的电子材料就成为证明相关事实的唯一证据。此外，照片、录音、录像、手机短信也是沟通过程中能够反映事实的常见证据材料表现形式。

  1  电子邮件的收集和整理

互联网时代最为常见的电子资料证据就是电子邮件。电子邮件可以作为证据使用，但普通的电子邮件不一定都能被法院认可。主要的原因包括：

 

第一，电子邮件本身的证明力较弱。

从收件人计算机中获取电子邮件的，从技术上看，收件人完全可以通过简单的计算机操作，在提取电子邮件证据时对邮件内容进行修改、编辑等操作，因此当事双方往往都会对电子邮件的真实性提出质疑。因此，一般情况下，电子邮件要做为合法证据需要对电子邮件办理电子数据保全固定。

 

第二是对电子邮件往来双方的身份不明确问题。

电子邮件的发件主体、收件主体往往都采用匿名的方式，如果在使用电子邮件作为证据时，不能证明对方的身份以及职权等，对方很可能会主张其并没有发送过该类邮件，而是其他的什么人注册的电子邮件账号，认定电子邮件为伪造证据。正是基于以上原因，如果起诉方仅仅提供一份孤立的电子邮件证据，而被诉方又不认可该份电子邮件证据，则仅凭该份电子邮件证据，得到法院支持的难度很大。

 

但是，电子邮件毕竟是双方进行信息往来的重要载体，也是形成证据材料的主要形式，邮件内容基本上能够反映双方之间相关意思的表示，属于合法的证据表现形式，因此，提交与案情有关的电子证据给法院，用以支持自己的诉讼主张还是很有必要的。在提交电子邮件证据时，需要注意以下事项：

 

首先，推荐使用可信的第三方电子证据机构对电子邮件进行固化保全（比如存证云携手网易推出的全新公正邮服务），因为这样一来电子邮件的证据采集就不再是从收件人处获取，而是从邮件运营商服务器端获取，这一过程受到专业机构监督（根据《电子邮件鉴定实施规范》，鉴定邮件真伪，应当要对电子邮件进行固定保全、并对邮件的真实性进行检验和分析并了解邮件的形成过程相关情况。），之后再由司法鉴定部门出具专门报告，能有效提高电子邮件证据的可靠性和证明力。

其次，除了提交电子邮件外，还应该积极寻找其他证据资料，尽可能与电子证据形成关联，组成证据链，如函件、录音、确认短信等，用以佐证电子邮件记载内容的真实性。

  2  word形式的电子文档

用word形式打印出来的文件或会议记录，不能够单独作为证据使用。因为，word文档是电脑上的一种文字处理器应用程序，它依靠电子技术生成、以数字化形式存储于磁盘、光盘、存储卡等各种电子设备载体之中。word文档极容易被篡改、伪造、破坏或毁灭，数据或信息被人为地篡改后，如果没有可资对照的副本、映像文件则难以查清、难以判断。因此，如果当事人仅提出word形式的函件或会议记录为证据的话，往往会遭到质疑，比如声称word文档属于事后打印，不是当初的版本，而很难获得法院的支持。

应对办法：

第一，如果发送了word文档，要注意保全签收记录，这是能够作为证明word文档真实性的间接证据。

第二，首先推荐对word文档采用专业软件进行第一时间的保全（如使用存证云客户端可以对这些文档快速进行哈希值计算，保全后存储在云端，防止任何人篡改，有效提升可靠性和证明力）。

第三，由于word文档存在极易被篡改的情况，在作为电子证据使用时，要注意多采集一些其他证据作为关联证据串联成证据链，或者联合纸质文档一同使用。

△存证云PC客户端文件存证示意

  3   录音、录像资料

 录音录像资料是对某一特定环境，采用特定设备，通过技术手段对环境现场进行音频、视频的同步记录。录音录像资料的擦写和重复写入性很强，内容极易被篡改，而秘密录制的录音录像资料又可能涉嫌侵犯对方当事人合法权益，也会违背证据的合法性原则，因此在搜集、保存录音录像资料时应当特别注意的事项包括：

第一，应当尽量寻找相对安静、不受干扰的地方进行录音录像，但同时，还应该在公众场合下进行录制，这样一方面能保证取得比较好的录音录像效果，一方面也不会违背证据合法性原则。

第二，在录音录像过程中，应当注意通过谈话交代时间、地点，明确各方谈话者的身份和与谈论事实的关系，在交谈时尽量用全名称呼，同时着眼于事实的叙述、承认或否认，而不纠缠于法律责任的争论，以增强录音录像证据的关联性和可信度。

第三，完成录音录像后，要注意保存好录音录像材料的原始载体，切勿修改、剪辑和移动存储，切勿擅自把所录制的音频文件移动到电脑硬盘、光盘等存储设备上，以防录音录像证据出现疑点而失去证明力。

第四，由于现在的录音录像设备数据的修改、擦除很容易，从证明力考虑，首要推荐采用有资质的第三方电子证据保全机构的软件、硬件产品进行证据保全。通常来说，这类产品会在录音录像的同时就对文件加密，然后同步到云端，他人无法接触，进而提高证据真实性证明力。

 

4数码照片

搜集和保存数码照片时的注意事项包括：

第一，影像的质量很重要，因此要尽量保证画面的清晰度、高像素。

第二，拍摄数码照片时应注意由远而近、环环相扣，“远”景数码照片要反应整体现场环境，“近”景数码照片要反应局部的整体（或现场），最后一步步聚焦到所要证明的具体事项上。

△拍照存证应当由远及近、环环相扣

第三，原始的影像格式和影像内容不要轻易更改。

第四，采用第三方电子证据保全机构的软件、硬件产品进行证据保全时（以存证云系列产品为例），最好能在拍摄后同步将拍照人员、相关在场人员、日期等相关信息记录后第一时间保全固化，进行云存。

最后，电子证据资料数码照片还应与其他证据资料形成证据链，通过证据之间的相互印证，强化数码照片的证明力。

△存证云手机客户端的拍照存证功能

存证云，电子数据存证云是福建中证司法鉴定中心在2012年推出的“互联网+司法鉴定”应用创新服务平台，主要为用户提供电子数据取证、存证、出证及网贷电子合同在线签约的一条龙服务。

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